Merida, Лана, имхо, такие встречи лучше организовывать с большим запасом времени (в несколько месяцев, тогда желающие запланируют заранее и не будет необходимости срочно корректировать личные планы), с заранее проработанной интересной программой и в такое время года, когда все менее всего заняты. Сейчас декабрь, это всегда напряжённое время, сложно выкроить, в начале года - то же самое. И тем более зима, шибко не развернёшься.
Конец июня самое хорошее время: многие уходят в отпуска, или время перед отпусками; для бизнесменов тоже время более свободное; у дачников - самый пик работ позади, а новый пик ещё не начался. Позже конца июня - тоже хуже, т.к. июль время уже официальных отпусков, когда многие уезжают на отдых. И т.к. дата заранее назначена, то всеми будет всё запланировано, соскочит процентов 30%-40%, не думаю, что больше. Скорее всего из других городов при таком подходе тоже кто-нибудь приедет.
Например так:
26 июня, воскресенье
Как раз последний день 3-ей беговой стодневки, можно будет совместить с общим забегом по Москве
Программа дня:
12-00
Та часть участников, которая бегает: задаёт массовую пробежку по Москве. В это время, небегающая часть форумчан организует подготовку празднования встречи где-нибудь на природе: готовят место, раскладывают продукты, начинают мутить шашлык.
14-00
Бегающая часть приходит к тебе домой принять душ

Потом выдвигаемся на место встречи.
16-00
Встречаемся, начинаем дружно и весело отмечать встречу.
Отмечаем до вечера, а можно и до утра, все уставшие, но довольные, в 6 утра затягивающие заключительную песню под чью-нибудь гитару...
Если ты назначишь на эту дату, я точно прилечу, да что там - пешком приду, если будет на природе )) И чем смогу помогу с организацией. Заодно и мою днюху отпразднуем
